Как обеспечить офис канцтоварами? - ОрионОфис

Канцтовары: мелочь, без которой не обойтись

1. Ответственные за обеспечение компании канцтоварами

Руководители крупных компаний, у которых в штате целый департамент или отдел хозяйственной службы, могут себе позволить даже не задумываться по поводу количества закупок такой мелочевки как канцелярские товары. Пара лишних пачек (или даже десятков пачек) скоросшивателей, ручек, бумаги не пробьют брешь в солидном бюджете. А подчиненные, в должностные обязанности которых входит обеспечение производственного процесса всем необходимым, в том числе и канцелярией, делают это со знанием дела, своевременно и в полном объеме.

Управляющие фирм поскромнее  обычно  доверяют роль снабженца офис-менеджеру, то бишь секретарю. Именно эта должность предполагает звание «хозяйки офиса», которая заведует всем – от кофе  и  сахара до ластика  и  канцелярской скрепки. За время работы в этой сфере, скорее всего,  секретарем накоплен определенный опыт, и он самолично решает, где, когда, чего и сколько заказать из канцтоваров. Основные пункты списка обычно остаются неизменными, и заказ из года в год формируется «по умолчанию». Это приводит к расточительности: «на складе» скапливаются остатки или излишки канцтоваров, без которых можно обойтись, или потребность в которых уже миновала.

Совсем иначе обстоит дело, если вы –  владелец совсем нового, небольшого предприятия. Допустим, кроме вас, совмещающего должность директора и референта в одном лице, здесь работает еще несколько человек. Клиентов – то густо, то пусто, и на счету каждая копейка. Слишком много обязательных расходов, включая заработную плату, стоимость аренды, оплату коммунальных услуг и еще массу других неотложных нужд, чтобы легкомысленно относиться к такой затратной статье бюджета, как приобретение канцелярских товаров. Как быть, если канцелярские расходы растут день ото дня, бумага заканчивается, как всегда, внезапно, равно как и клей, скрепки и папки, и как назло, в самый неподходящий момент, а взвалить функции хозяйственника не на кого?

Спасение утопающих – дело рук самих утопающих, поэтому шутки в сторону! Берем всю ответственность за обеспечение офиса канцтоварами на себя. Внимательно изучаем статистику расходов и не пренебрегаем любой возможностью сократить все непроизводственные (да и производственные тоже) траты.

2. Примерные нормы расходования канцелярских товаров

С чего начать? Прежде всего, стоит составить перечень канцтоваров и принадлежностей, которые можно закупить один раз и пользоваться ими длительное время, и еще один – на расходные материалы, запасы которых придется пополнять минимум раз в месяц.

Разумеется, у каждой конторы своя специфика работы, поэтому лучше вас никто не разберется в том, что вам действительно необходимо для полноценной деятельности, но базовые требования всех офисов схожи. Вот пример одного из стандартных наборов и условные нормы его расходования:

• Бумага для копира и принтера – 1-2 пачки в месяц
• Ручки, карандаши, стержни, линейки, маркеры, ластики – 1 шт. в квартал
• Ножницы, дырокол, степлер, антистеплер – 1 шт. в 2-3 года
• Скобы для степлера, скрепки – 1 упаковка в квартал
• Скотч – 1 шт. в квартал
• Папки, скоросшиватели и файлы – 200 шт. в год
• Сегрегаторы  – 20 шт. в год
• Бумага для записей, стикеры – 1 блок в квартал
• Корректирующие средства – 1 шт. в полгода
• Клей – 1 шт. в месяц
• Дрель, нитки и иголка для сшива документации. Если объем подшивающейся документации выше среднего, вместо дрели имеет смысл приобрести специальное приспособление. Как правило, потребность в нитках возникает в конце и начале года, когда архивы готовятся к сдаче. В это время их расход составит не менее 1 бобины в месяц.

Далее все сугубо индивидуально – некоторым могут понадобиться блокноты-ежедневники, визитницы, подставки для настольного календаря и органайзеры, кому-то необходимы самонаборные датеры и штампы вкупе со штемпельными подушечками и чернилами для них.

За 6-12 месяцев работы вы лично уже сможете сделать выводы о том, сколько требуется канцтоваров именно вашей фирме, их динамику по сезонам, направлениям деятельности или по отделам. На основании полученных данных вам будет проще ориентироваться в коллективных заявках и корректировать их.

3. Как сэкономить при закупке канцтоваров

Итак, если вы определились с ассортиментом, займитесь маркетинговыми исследованиями рынка канцелярских товаров. Здесь вы должны оценивать полученные сведения по нескольким векторам:

• Цена и качество товара
• Выбор поставщика, его система скидок и бонусов
• Способ доставки и ее стоимость

Результаты можно систематизировать с помощью электронной таблицы Excel, чтобы не тратить время на дополнительные поиски, если информация понадобится позже.

На подробный анализ уйдет определенное количество времени и сил, но дело того стоит. Вы будете удивлены, узнав, насколько широка линейка цен на один и тот же, казалось бы, самый прозаичный канцелярский атрибут. Зачастую пафосность или известность торговой марки производителя настолько завышена, что, приобретая аналогичную продукцию менее известных фирм, вы уже сможете достичь изрядной экономии. Любят поторговать лицом и некоторые поставщики, которым потребитель отстегивает большую часть суммы за раскрученное имя.

Поэтому если канцтовары для офиса Вашей компании – это всего лишь канцтовары, а не ее лицо, имидж, статус и т.д., то первое правило экономии будет звучать следующим образом:

• Не переплачивайте за наименование бренда или производителя, платите за сам товар

Учтите и тот факт, что за большие объемы покупателю обычно предлагают скидки, а за лояльность – бонусы. Систематически обращаясь к одному и тому же поставщику, вы получите приятные финансовые поощрения, к тому же вскоре он научится вас понимать с полуслова, схватывая на лету все ваши требования и пожелания. Отсюда правило номер два:

• Осуществляйте закупки канцелярских товаров обдуманно, один раз в месяц или в квартал, и никогда ничего не приобретайте на ходу или спонтанно. Это позволит воспользоваться системой льготных прайсов и сэкономить свои кровные.

Правило номер три:

• Ищите поставщика, который готов доставить вашу покупку к офису бесплатно. Такой подход сэкономит вам не только средства, но и время. В крайнем случае - сравните стоимость доставки нескольких потенциальных партнеров, чтобы выбрать оптимальный вариант.