Как не утонуть в море папок: разбираемся в ассортименте товаров - ОрионОфис

Как не утонуть в море папок?

Работа в офисе предполагает четкую организацию и порядок во всех делах, а в бумажных – особенно. В противном случае на поиск нужного документа можно потратить уйму времени, которое, как известно, порой бывает дороже денег. Ценные (в буквальном смысле этого слова) бумаги не терпят небрежного отношения к себе. А уж о неразберихе в бухгалтерских платежках, ордерах, договорах, актах и прочих ведомостях и говорить не приходится: даже самый неопытный бухгалтер знает, какими штрафами это может обернуться для него самого и для компании в целом.

Футляры для документов и их виды

Чтобы избежать документального бедлама понадобится ни много ни мало – систематизировать бумажную россыпь, сброшюровав ее в папки.

Инновационные технологии позволили освоить новые материалы для изготовления папок. Теперь, кроме картона, их делают из пластика, ПВХ, бумвинила. Цветовая гамма состоит из множества тонов и оттенков, включая металлик, неон, хамелеон и другие новомодные колеры.

Основные виды папок можно представить следующим списком:

• Прозаичные папочки с тесемками и скоросшиватели из простого серо-белого картона теряются на фоне своих современных,  ярких и красивых, собратьев. Тем не менее, они вполне достойно пережили не одно столетие и продолжают уверенно лидировать в гонке канцелярских вооружений благодаря своей дешевизне и практичности.
• Папки реистраторы – устойчивые массивные папки, иногда с металлической оправой нижнего края или только уголков, предназначенные для хранения больших объемов информации. Твердый негнущийся переплет позволяет им стоять на полках и столах без посторонней поддержки. Корешки таких папок имеют удобное отверстие для легкости изъятия из плотных рядов и снабжены внешним прозрачным кармашком для надписей. Регистраторы бывают разной толщины, что очень удобно – если документов не слишком много, незачем тратиться на широкий. И наоборот, при значительных количествах бумаг можно ограничиться одной папкой вместо двух. Арочный механизм обладает большой мощностью и готов служить верой и правдой длительное время. Таким образом, за счет достаточно продолжительного срока интенсивной эксплуатации папка-регистратор очень быстро окупает свою цену.
• Папки-уголки – очень распространенная форма, которая имеет особые преимущества. В них удобно брошюровать презентационный или выставочный материал, а также итоговые материалы семинаров и конференций. Простота изготовления и недорогой материал позволяет использовать их и в качестве рекламной продукции. Если украсить обложку логотипом или слоганом компании, то можно преподнести клиентам, в том числе потенциальным, приятный и полезный сувенир. В отличие от рекламного буклета, такая папка наверняка еще послужит, прежде чем окажется в мусорной корзинке.

Для уголков предусмотрены внутренние карманы, которые могут быть и самоклеющимися – владелец папки может сам наклеить столько кармашков, сколько сочтет нужным, подобрав необходимый цвет и размер. Некоторые папки-уголки оснащены насечками для визиток. Для продления срока службы папку можно заламинировать.

• Гибкие папки-файлы позволяют мгновенно сориентироваться в содержимом папки, не раскрывая ее, благодаря прозрачной верхней части обложки. Внутри расположены «усики», как у обычного скоросшивателя, которые крепко удерживают сколотые листы.
• Пластиковые прозрачные или полупрозрачные папки-конверты на кнопках или на молнии не имеют отдельных держателей и механизмов, поэтому в них можно хранить даже самые мелкие документы – квитанции, чеки и т.п.
• Папка с вклеенными листами-файлами очень удобна для формирования собственных каталогов, справочников любой компании, а для предприятий общественного питания – для меню. Содержимое файлов при необходимости легко заменить, не покупая новые обложки.
• Адресные папки красивы и презентабельны, обычно они украшены золотым тиснением или шелкографией. Такие используют для адресных тематических поздравлений, о чем свидетельствуют надписи  «Юбиляру», «С юбилеем!». В папки подобного типа кладут документы на подпись руководящему составу, в этом случае делают именную надпись - «Иванову И.И.» или лаконичную -  «На подпись»
• Закрывающаяся папка-планшет обладает жесткостью, необходимой для того, чтобы писать или чертить на весу. Очень удобно использовать папки такого рода на выездных мероприятиях или на совещаниях. Обычно в качестве держателя в них ставят прижимную клипсу – стальную или пластмассовую. С ее помощью документы внутри надежно зафиксированы, их удобно просматривать, листая.

Когда речь идет о папках, нельзя обойти вниманием и такой важный аксессуар для них как разделители. Разделители – это картонные или пластиковые листы с 2-4 отверстиями для скоросшивателя, которые помогают осуществлять навигацию в пухлых папках, преимущественно в сегрегаторах с солидным объемом. Для усиления эффекта разделители делают разноцветными или однотонными, с нанесенной маркировкой – по алфавиту или по календарю (по дням, месяцам).

Кроме папок для офиса существуют и другие папки – для детского творчества, для эскизов, для нот или чертежей. Они, кроме популярного формата А4, могут иметь также формат А0, А1, А2, А3. Жесткий каркас исключает гибкость при транспортировке и хранении бумаг. Для удобства папки оснащены ручками, что придает им сходство с портфелем.