Системы архивации - ОрионОфис

Возможно, когда-нибудь человечество навсегда откажется от бумажных носителей во всех сферах жизнедеятельности. Идеальный электронный офис будет полностью лишен каких-либо бумаг, и, соответственно, каких-либо приспособлений для их хранения. Но пока этого не случилось, необходимость архивировать документы у нас все еще присутствует.

Подлежащие длительному хранению бумаги брошюруют в папки с соблюдением установленных правил об организации архивов. В зависимости от номенклатурных сроков хранения выбирают и способ сшива.

Для папок со сроком хранения до 1 года подходит сшив с помощью гибких металлических или пластиковых планок на два отверстия. Важные документы, имеющие сроки хранения до 75 лет и более, прошивают с помощью прочной нити, продетой в четыре отверстия по левому краю переплета.

Виды архивных папок

Для бережного архивного хранения используют различные виды папок – тонкие и толстые, с держателями и без, с застежками на завязках, магнитах, молниях, кнопках, из тонкого картона или из пластика, бумвинила, коленкора, ПВХ, прессованного картона, многослойного микрогофрокартона и других прочных материалов.

Папки из картона

Папки из мелованного и немелованного картона с элементарным прижимным механизмом называют скоросшивателями. Это один из наиболее популярных форматов канцелярских принадлежностей, который прост и эффективен в работе, к тому же стоит совсем недорого.

В картонных папках с завязками прижимной механизм отсутствует: документы внутри удерживаются с помощью загибающихся по краям клапанов.

Простые папки с надписью «Дело» с биговкой, но без завязок, без прижимного механизма и без клапанов используют для документов временного хранения, а также в качестве переплетных крышек.

Цветовая палитра дешевых папок из картона, как правило, выдержана в белых, серых или коричневых тонах. Раскрашенные в яркие цвета и очень привлекательные на вид экземпляры стоят дороже. Чаще всего их используют не для архивной, а для текущей конторской документации, украшая сочным разнообразием красок письменные столы и рабочие шкафы.

Архивные короба

Традиционно архивные папки с жестким бумвиниловым покрытием используются как дополнительная упаковка для хранения не подшитых страниц, файлов или отдельных тоненьких папок.

Завязанные сбоку тесемки плотно удерживают края конструкции, защищая содержимое от выпадения, вместе с тем препятствуя попаданию внутрь пыли и ультрафиолета. Ламинированная поверхность короба обладает водоотталкивающим эффектом.

Новые модели сделаны из разноцветного многослойного картона, застежка - из прочных эластичных резинок. Круглое отверстие позволяет без проблем вытащить стоящий на полке короб, не нарушив стройный ряд.

Благодаря презентабельности и эргономичной форме современных боксов архив приобретает компактный и аккуратный вид. Маркировочные стикеры на корешках позволяют систематизировать материалы по каталогу. Работа в таком архиве одно удовольствие, найти нужные папки по навигаторам не составляет труда.

Переплетные крышки

Переплетной крышкой называется обложка архивной папки, сброшюрованной из документов. Материал обложки должен быть презентабельным, долговечным и износоустойчивым, при этом его цена, как и цена всякого расходного материала, должна находиться на минимальном уровне.

Переплетные крышки используются в качестве обложки при брошюровании сшивов

Обе стороны обложки сшива между собой скреплены корешком, достаточно прочным и гибким, чтобы папка раскрывалась полностью на 180°.