Форматы бумаги в делопроизводстве: на каких форматах исполняются служебные документы и бланки

Повсеместное распространение бумаги и постоянная работа с документами, а также широкое применение приспособлений для их хранения – конвертов и папок – потребовало стандартизации и упорядочения форматов применяемой бумаги. В этой статье вы сможете получить подробную информацию о форматах бумаги, которые используются в современном делопроизводстве и принципах их унификации.

Применяемые в делопроизводстве форматы бумаги

Что такое стандартизация форматов бумаги?

Стандартизация форматов бумаги была проведена для того, чтобы существовал определенный порядок в делопроизводстве, применении бумажных изделий и канцелярских товаров, изготовлении документов. Принятый на территории страны в настоящее время ГОСТ 9327-60 регламентирует, на каком формате бумаги исполняются служебные документы. То есть, стандартные форматы сегодня обязательны для подготовки управленческой документации. Они же приняты Международной Организацией по Стандартизации (ISO).

То, какие форматы бумаги используются в делопроизводстве устанавливает метрическая система мер, принятая для расчета. Исходя из этого, площадь основного формата А0 (841x1189мм) приблизительно равна квадратному метру. Каждый последующий формат получается из предыдущего, делением большей его стороны пополам. Важно отметить, что все форматы геометрически подобны.

Форматы ряда А различных классов применяют для производства плакатов

Виды форматов бумаги

Форматы делятся на три основных ряда:

• А – содержит 13 классов, от А0 (841x1189) до А13 (9х8).
• B – содержит 12 классов, от B0 (1000x1414) до B12 (15x22).
• C – содержит 8 классов, от C0 (917x1287) до C8 (57x81).

Применение определенных форматов зависит от назначения документа:

1. На бумаге формата А4 (210х297) принято оформлять документы, письма, отчетные листы. Это наиболее удобно и экономично с точки зрения использования бумаги.
2. С использованием формата A3 (297х420) оформляют иные виды документов, которые содержат графики, диаграммы, таблицы, например – планы, ведомости.
3. А5 (148х210) используют для оформления уведомлений и справок.
4. А6 (105 х 148) применим для создания различного рода справок, карточек и этикеток.

Формат бумаги А5 используют для оформления справок и уведомлений

Стоит учитывать, что в разных странах существуют различия в форматах потребительских бумаг. Например, в Европе широко распространено применение немецких форматов, тогда как на территории США – североамериканских. По американской системе основной формат — аналог А4 — равен размеру 21,59x27,94см (Letter 81/2 ´ ll in.).

Размеры полей и для чего они нужны

Для удобства использования и стандартизации, каждый документ должен иметь поля – определенное пространство между текстом и краем листа бумаги. Применение полей целесообразно при подшивке документов, проставлении служебных отметок. В соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 размеры полей должны быть не менее, мм:

• левое поле — 20; верхнее поле — 15;
• правое поле — 10; нижнее поле — 20.

Это минимальные размеры полей, меньшие поля не допускаются, потому как при меньшем размере будет затруднено дальнейшее хранение, оформление документов. Однако поля большего размера разрешены, в некоторых случаях они облегчают работу с бумажным носителем.

Международная Организация по Стандартизации (ISO) утвердила следующий стандарт 3535-1977 «Формуляр-образец и конструкционная сетка», который применяется при оформлении документов. Соответственно, размеры полей должны быть следующие с левой стороны — 20 мм. ± 10; верхнее поле — 10 мм. ± 1,0 мм.

Важно отметить, что в компьютерных программах, даже используемых на русском языке, в качестве установок «по умолчанию» могут быть заданы форматы бумаги и размеры полей, не соответствующие принятым отечественным стандартам. Поэтому, приступая к работе в MS Word, необходимо вручную установить стандартный размер бумаги.

Порядок расчета размеров бумаги форматов разного ряда и класса

Применение бланков в делопроизводстве

Весомым моментом в делопроизводстве является оформление бланков. Бланк – это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводятся посто­янные реквизиты организации-составителя.

Из-за того, что бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помо­щью персонального компьютера, они имеют принятый комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Итак, какие форматы бумаги используются для бланков? В настоящее время для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Допускается использование форматов АЗ и А6 в случае необходимости. Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

• левое – 20 мм; верхнее – 15 мм;
• правое – 10 мм; нижнее – 10мм.

То, какие форматы бумаги используются для бланков, зависит от назначения бланка

Можно выделить несколько основных видов бланков:

• Общий – для составления всех видов документов, за исключением писем.
• Для письма – используется для составления письма, содержит контакты организации-составителя.
• Для определенного типа документа – содержит те же реквизиты, что и общий бланк, дополненные конкретным указанием документа, например, «приказ», «распоряжение»;
• Для структурного подразделения – в случае, если предприятие имеет филиалы или подразделения, например, «ДЕПАРТАМЕНТ МАРКЕТИНГА»;
• Для должностного лица – в случае если бланк адресован конкретному лицу.

Все бланки следует печатать красками насыщенного цвета, позволяющими из­готавливать качественные копии документов с помощью копировальных аппа­ратов.

Таким образом, применение утвержденных ГОСТ 9327-60 и ISO форматов бумаги, определяющих, какие форматы бумаги используют в делопроизводстве, позволяет выработать стандартную и удобную систему работы с документами, соответствующую потребностям организации.