Как организовать архив в организации и сделать работу с ним удобной - ОрионОфис
Архивное хранение документов — целое искусство, благодаря которому можно забыть о долгом поиске требуемых бумаг. Держать документооборот под полным контролем очень важно, и делать это нужно в соответствии с основными принципами организации архива. В этой статье мы расскажем с чего начать ведение архива в офисе и как сделать работу с ним легкой и приятной.
Есть несколько общих принципов организации архива, которым важно следовать
Общие принципы организации архива
В любом офисе – как большой организации, так и малой – следует придерживать определенных правил для удобной работы с архивом. Их можно свести к основным принципам:
- Перед тем, как начать расставлять документы на стеллажах, их важно разделить на четыре группы: документы постоянного хранения, по личному составу, длительного (свыше 10 лет хранения) и временного (до 10 лет) хранения. Если на переданные в архив дела были составлены описи, это не займёт много времени.
- Подлежащие длительному хранению бумаги следует распределить в папки с соблюдением установленных правил об организации архивов. В зависимости от номенклатурных сроков хранения выбирают и способ сшива.
- Для папок со сроком хранения до 1 года подходит сшив с помощью гибких металлических или пластиковых планок на два отверстия. Важные документы, имеющие сроки хранения до 75 лет и более, прошивают с помощью прочной нити, продетой в четыре отверстия по левому краю переплета.
Папки для архива разделяют в зависимости от работы с большим или малым документооборотом
Как лучше всего организовать архив?
Если речь идет об организации с небольшим документооборотом, проще и надежнее всего создать архив с помощью таких элементов, как:
- Папки-скоросшиватели. В случае наличия элементарного пружинного механизма папку называют скоросшивателем. К основным достоинствам такого изделия можно отнести простоту использования, эффективность в работе, невысокую стоимость. Могут быть изготовлены из картона, пластика, кожи. Картон применяется для архивных данных, не требующих постоянного использования. Форма и внешний вид папки не меняются десятилетиями, что служит серьезным показателем конкурентоспособности. Пластик обладает надежностью и прочностью, защищая собранные внутри документы, является влагостойким материалом. Пластиковые папки рекомендованы для документов, которыми люди пользуются постоянно – например, при просмотре каталогов и демонстрационных изделий. Кожа используется в основном для индивидуального применения и редко попадает в архив из-за своей дороговизны. В то же время кожаные папки долговечны и надежны, а также успешно решают имиджевые задачи, подчеркивая статусность организации и ее руководителя. Преимущественно папки из кожи используются для особо важных документов, договоров или реквизитов.
- Картонные папки без прижимного механизма. Например, с загибающимися внутрь клапанами, которые удерживают документы. С завязками или без них. Чаще всего применяются для архивирования документов временного хранения. Цветовая палитра представлена серым, белым и бумажным цветами.
- Переплетные крышки – это прочный внешний элемент конструкции переплета, который защищает печатное издание от внешних воздействий. Изготавливаются они из переплетного картона и покровных материалов на тканой и бумажной основах. Для придания прочности крышка может ламинироваться полимерной пленкой. Сторонки делают из картона, отстав из бумаги или картона. Переплетная крышка не только защищает книгу от изнашивания и внешних воздействий, обеспечивая ее долговечность и износостойкость, но и является важным элементом внешнего оформления издания.
Лучше и удобнее всего приобретать различные типы папок в крупных профильных интернет-магазинах, где всегда в наличии множество решений для каждой конкретной задачи.
Папки-скоросшиватели с завязками применяются для хранения стандартных офисных документов
Работа с большим количеством документов
В случае, когда речь идет об организации с большим документооборотом, наиболее рационально применение двух типов папок:
- Архивных коробов, используемых в офисах, архивах и других ведомствах, где работают с внушительным количеством документов. Это разновидность упаковки, предназначенная для систематизации, хранения и перевозки рабочей и иной документации. Самый популярный вариант материала – пятислойный гофрокартон или микрогофрокартон. Иногда крупные архивные короба также делают из пластика. Этот материал отлично защищает документы стандартного формата А4. В отличие от картона, он не нуждается в дополнительном покрытии, чтобы обрести влагозащитные свойства.
Форма и размеры архивного короба отличаются. Классическая конструкция – это переплетенный прямоугольник из картона с выемками для рук. Однако классическую конструкцию могут дополнять съемные или откидные крышки, а также разметка.
Одно из преимуществ этого вида упаковки, которое сделало его популярным, – возможность сложить коробку так, чтобы она занимала минимум места. А когда потребуется упорядочить или перевезти журналы, документы, книги, буклеты, архивные коробки можно быстро собрать и использовать.
Размеры варьируются, исходя из специфики содержимого. Стандартный вариант предполагает, что в коробку легко поместится не согнутый лист А4.
- Папки с кольцами (папки-регистраторы). Изготавливаются из картона, может использоваться водоотталкивающая экобумага, полипропилен. Снаружи изделие часто покрывают различными материалами: кожзам, текстиль, кожа. Указанная продукция имеет доступную стоимость, обладает вместительностью и способностью надежно защищать бумажную документацию, компактно размещаясь на полках или стеллажах.
Подвесная регистратура для архивации документов используется как в больших, так и в малых офисных помещениях
Подвесная регистратура и ее плюсы
В организациях, где есть возможность выделить большое отдельное помещение для создания архива, имеет смысл применение как архивных коробов, так и подвесной картотеки (регистратуры).
Подвесная регистратура – это картотека, в которой вместо карточек используются подвесные папки, а каждая папка вмещает от 80 до 500 листов. Большинство офисных работников, как правило, хранит документы в папках-регистраторах. Между тем, чтобы разместить такие папки в офисе, потребуется значительное пространство. Поэтому если необходимо организовать удобное хранение документов, к которым работник часто обращается, рекомендуется использовать подвесные папки А4.
Вместилищем для подвесной регистратуры может быть письменный стол, тумба или портативный бокс
Пользоваться такой регистратурой очень удобно – папки имеют табуляторы со сменными этикетками, с помощью которых легко и быстро можно найти нужный документ
Подставка, тележка, шкаф или тумба письменного стола, а также портативный бокс могут быть вместилищем для подвесной регистратуры, если необходимо организовать ее в небольшом помещении.
Подвесные регистратуры пользуются спросом у аутсорсинговых, банковских, медицинских, образовательных учреждений, а также рекламных и туристических агентств.
Выделяют определенные преимущества использования подвесной картотеки как в больших, так и в малых офисных помещениях. К ним относят:
- Вместительность, ведь картотека вмещает значительное количество документов. Один кардфайл, в среднем, хранит в себе до 200 страниц.
- Универсальность, потому что в такой картотеке в сохранности будут любые документы, включая договора, выписки счетов, чеки, личные дела и анкеты, а также каталоги.
- Наглядность и систематизация материала благодаря табуляторам-ярлычкам, использованию папок разных цветов.
- Практичность и защита от внешних воздействий благодаря изготовлению из плотного картона или пластика, дополнительно ламинированных для лучшей сохранности содержимого папок.
- Защита конфиденциальности – подвесная картотека закрывается крышкой и запирается на электронный или обычный ключ.