Организация работы с бумагами в офисе - ОрионОфис

Известно, что 70% служебного времени большинства офисных сотрудников занимает работа с документами. Для того, чтобы этот процесс был продуктивным, простым и быстрым, необходима грамотная, продуманная до мелочей организация документооборота. Всегда нужно помнить о том, что отлаженное делопроизводство – важное условие конкурентоспособности компании. Из этой статьи вы узнаете, как правильно организовать документооборот и грамотно обустроить рабочее место в офисе.

Грамотно организованная работа с документами гарантирует успех компании

Как организуется работа с деловыми бумагами?

Правильный подход к организации работы с документами заключается в обеспечении оптимальных условий на всех этапах – от их получения

Полный цикл перемещения документов внутри компании с момента появления и до конца срока действия формирует внутренний документооборот. Все действия с принимаемыми компанией деловыми бумагами можно выстроить в технологическую цепочку:

• принятие входящей корреспонденции и ее предварительная систематизация (разметка) секретарем;
• регистрация документации и подача руководителю на ознакомление;
• визирование начальником каждой деловой бумаги с указанием принятого решения и передача их исполнителям;
• реализация решений, указанных в документах;
• контроль над исполнением заданий;
• подшивка образовавшихся в ходе этого бумаг в дело;
• применение документации в информационно-справочной работе;
• установление сроков хранения, которые предусматривают дальнейшее использование документов, передачу их на архивное хранение или уничтожение.

Документооборот каждой организации обычно состоит из трех групп документации:

• поступающая извне (входящая);
• внутренняя (локальная);
• исходящая (отправляемая за пределы предприятия).

Известно, что каждый из вариантов обладает своими нюансами обработки и передвижения как внутри компании, так и за ее пределами.

Бумажный коллапс может произойти с рабочим местом сотрудника, если не налажен процесс документооборота

Бумажный коллапс: что это, как бороться?

Порой на рабочем столе сотрудника случается бумажный коллапс, когда найти требуемые документы не только сложно, но порой и невозможно. Из-за этого страдает производительность труда, снижается конкурентоспособность организации. Из-за чего это происходит?

• документы прибывают быстрее, чем удается их обработать;
• отсутствует отработанная система приема и хранения бумаг;
• откладывается решение вопросов, связанных с бумагами, они скапливаются, занимают рабочее место;
• неизвестно или непонятно для сотрудника, какие документы следует сохранить, а какие – уничтожить;
• отсутствует достаточное количество времени для того, чтобы оперативно разобраться с бумажным потоком.

Сортировка документов на «важные» и «не срочные» может помочь организовать работу с бумагами, например, благодаря использованию картотек

Что же нужно сделать для того, чтобы работа с документами не превратилась в сплошной кошмар?

Опытные руководители дают следующие советы:

1. Важно выделить специальное время для работы с бумагами. Оно будет включать в себя обработку, регистрацию, сортировку и хранение поступающих документов. Как минимум раз в неделю документы стоит перебирать, выбирая, что оставить на хранение, распределить в папки, а что можно уничтожить.
2. Следует сортировать входящую почту. На рабочем столе сотрудника должны лежать только те документы или бумаги, которые требуют срочного просмотра или особого внимания. Все остальное откладывается в папку. Почтовые рассылки, рекламы и ненужные буклеты отправляют в мусорную корзину.
3. От бюллетеней из церкви, рекламных проспектов и прочей атрибутики, полученной с выставок или у агентов следует избавляться сразу же, если не предполагается использование этих услуг. Склад из такой продукции на столе часто отвлекает внимание и запутывает работника.
4. Следует избавиться от тех журналов, в которых читаются только некоторые статьи. Оставлять надо лишь те, которые изучаются от корки до корки. В этом может помочь специально установленный срок для прочитанных газет, журналов, проспектов. Как только срок истекает, изделие сразу же выбрасывается.
5. Возле рабочего стола должны храниться только те документы, с которыми человек будет работать в ближайшее время, или к ним важно будет обратиться в течении рабочего дня.
6. Рекомендуется создать свою систему хранения бумаг, чтобы при необходимости легко отыскать нужный документ без переворачивания вверх дном всех папок и ящиков.
7. Бумаги и документы, которые можно прочесть не срочно, следует хранить подальше от рабочего стола. Местом для хранения может быть столик, полка, портфель. Бумаги для чтения не стоит совмещать с бумагами, которые требуют безотлагательных действий.
8. Бумаги, с нужностью и срочностью которых еще не определились, лучше класть в отдельную папку с названием «Возможности». Ее следует разместить подальше от стола, но периодически просматривать, вдруг какие-то документы окажутся кстати.

Работа с конфиденциальными документами подчиняется особым правилам, о которых важно помнить

Работа с конфиденциальными документами

Документы с грифом ограниченного доступа бывают открытыми (не засекреченными) и закрытыми, которые подразделяются на несколько видов с отметками:

• «Для служебного пользования» (информация только для работников компании);
• «Конфиденциально» (доступ ограничен законодательством РФ);
• «Коммерческая тайна» (разглашение информации наносит вред ее владельцу);
• «Совершенно секретно»,
• «Секретно»,
• «Особой важности» (содержание является государственной тайной).

Любые документы, имеющие статус конфиденциальности или коммерческой тайны, должны учитываться и проходить особую маркировку. На них ставится гриф ограниченного доступа с пометкой номера экземпляра и владельца данной информации. При направлении документации, имеющей коммерческую тайну, в официальные органы власти и ОМСУ грифы «Конфиденциально» либо «Коммерческая тайна» ставятся обязательно!

По правилам работы с документами в организации любые конфиденциальные бумаги нельзя выносить из здания. Только в виде исключения руководитель либо его помощник дают согласие на вынос данных документов из офиса для подписания или согласования с соблюдением всех мер предосторожности.

Бокс для документов с разноцветными ящиками поможет не только сэкономить место, но и рассортировать, и сохранить документы

Как правильно организовать комфортную работу в офисе?

Есть три простых совета, которые помогут быстро и несложно настроить на рабочий лад, привести в порядок место работы сотрудника и поспособствовать улучшению его производительности.

• Совет первый. Используем коробки и другие инструменты для хранения.

Важно понимать, что канцелярские принадлежности не стоит хранить на столе в полном составе, их лучше доставать по мере необходимости. Это увеличит зону свободного пространства. В отдельную коробочку или контейнер стоит сложить то, чем пользуются не очень часто: например, штрих, калькулятор или скотч. Правильный выбор офисных принадлежностей поможет всегда иметь под рукой все необходимое и улучшить качество рабочего процесса.

Коробки, папки и контейнеры для хранения стоят недорого, зато помогут намного эффективнее использовать рабочее пространство — как в офисе, так и дома. Можно отдать предпочтение горизонтальным или вертикальным лоткам, настенным лоткам, картотекам.

Ярлыки и пометки сослужат хорошую службу для концентрации внимания и организации пространства.

• Совет второй. Организуем дополнительное пространство для хранения.

Можно добавить навесные полки над столом, специальные контейнеры под ним. Решением могут стать и журнальные столики, и специализированные шкафы. Также следует обратить внимание на секционные лотки и подставки. Например, хорошим вариантом для большого офиса с немалым объемом работы станет бокс для документов Durable "Varicolor". В нем семь цветных отделений, что не только грамотно и безопасно организует хранение документов, но и позволит в них не запутаться.

Боксы с выдвижными лотками удобны для хранения продукции А4, особенно альбомного формата

• Совет третий. Разделяем рабочее место на зоны.

Это полезный приём, который поможет вам эффективнее справляться с разноплановыми задачами: следует выбрать место для работы за компьютером и отдельную зону для задач, которые могут быть решены без него. Например, с распечатанными документами, папками. Даже если офисный стол небольшой, зонировать пространство все равно возможно: например, благодаря боксу с выдвижными лотками EXACOMPTA, четырехцветному. Верхний лоток предназначен для хранения документов формата А4+ (удобен для продольного хранения документов (альбомный формат)), три нижних лотка расположены на одном уровне друг за другом и предназначены для хранения офисных мелочей. Держатели этикетки и этикетки в комплекте. Прочный корпус обеспечивает большую загрузку лотков, возможность поставить боксы друг на друга (штабелировать). Бокс экономит рабочее пространство, превосходен для организации места и установки монитора, принтера, оборудован устройством беспроводной зарядки смартфона (QI функция).